CHECK LIST D’UN AVANT PROJET REUSSI EN BVP

CHECK LIST D’UN AVANT PROJET REUSSI 

EN BVP

Vous cherchez une boite à bonnes idées ou un recueil clair et pragmatique de points de vigilance lors d’un nouveau projet industriel dans le secteur de la BVP ? Cet article devrait donc vous intéresser…

Je suis Ronan Le Bourhis, fondateur d’Hopi Consulting, l’ingénierie dédiée au secteur de la Boulangerie, Viennoiserie, Pâtisserie. Je fais vivre mon blog avec un souhait de partage de connaissances et de diffusion d’expériences toutes propres au secteur industriel de la BVP (Boulangerie, Viennoiserie, Pâtisserie).

Un grand merci à Caroline Masson, consultante spécialiste des ingrédients dans le secteur de la BVP, pour son aide et sa participation à la rédaction de cet article.

En introduction à cet article…

 

A la question « qu’est-ce qu’un projet réussi ? », il vient rapidement une série de  premières évaluations : les cadences ont elles été atteintes, les produits ont ils été fabriqués en temps et en heure, le niveau qualitatif des produits est il là…? est ce suffisant ? De mon point de vue non. J’ai compris par mes expériences passées que la mesure de la réussite d’un projet doit s’évaluer grâce à l’analyse de deux critères fondamentaux : l’axe financier et l’axe humain.

 

Un projet réussi est donc selon moi d’abord la confirmation que l’aspect économique de celui-ci est au vert : le budget d’atterrissage est cohérent avec celui initialement prévu et les voyants financiers suite au projet sont positifs. Mais le succès du projet doit aussi se juger sur le fait que les hommes et les femmes qui l’ont porté sont toujours présents dans les effectifs, heureux et épanouis dans ce nouvel environnement.  Tous les autres signaux, négatifs ou positifs, qui seraient susceptibles de caractériser l’échec ou la réussite d’un projet, tel : le commerce par l’évaluation des ventes et de la satisfaction clients, l’industrie par l’évaluation de la performance de l’outil, la communication par l’évaluation de l’image de l’entreprise suite au projet et bien sûr l’évaluation des conditions de sécurité des collaborateurs pendant et après les travaux, et enfin l’évaluation de la maîtrise des critères Qualité (au sens large) et environnementaux… tous ont  un impact soit financier soit sur l’ambiance de travail et les collaborateurs, si ce n’est les deux simultanément. Faites l’exercice, vous arrivez aussi à cette fin.

 

Nous avons écrit cet article dans un but pratique : celui d’apporter des clés de réussites à votre projet en touchant des aspects propres au secteur industriel de la BVP.

 

Caroline Masson et moi avons donc choisi de retenir deux grandes thématiques :  les équipements et les ingrédients, et d’insister ainsi avec un regard de spécialistes du secteur BVP sur les enjeux et les challenges à relever au démarrage d’un projet.

 

PARTIE 1

LES EQUIPEMENTS & MACHINES

 

L’idée principale à garder en ligne de mire :

« ne laissez pas le marché faire votre choix

mais imposer vos attentes au marché »

 

Il me parait important de commencer par ce qui est fondamental dans un avant-projet : le besoin.

Et de là apparaissent déjà deux enjeux : Définir ce besoin puis bien choisir les équipements en lien avec lui. Les deux sont liés. 

Prenons comme exemple cette vérité bonne à dire : il est impossible de faire le choix d’équipements en lien avec un besoin si ce besoin n’a pas été au préalable clairement défini. Et pourtant, combien d’entre nous avons déjà démarré des consultations de fournisseurs sans avoir fait ce travail d’analyse et de définition ? 

 

Le cahier des charges ou le Graal de l’avant projet

 

Un travail préalable et indispensable est un état des lieux du besoin retranscrit  dans un document nommé le cahier des charges.

Il s’agit d’un recueil de données fiables et précises qui se construit en 2 parties principales : le besoin et les garanties de performances attendues.

Le besoin est un descriptif factuel de l’enjeu et de son environnement : il s’agit dans la majeure partie des cas d’un descriptif de produit(s) à fabriquer ou à emballer mais il peut s’agir aussi d’une quantité à doser/peser, d’une problématique à traiter…Tout détail est bon à notifier : méthodologie et rythme de travail, ambiance de production (T°C,hygrométrie), dimensions des locaux, détails des produits impliqués (écoulement, viscosité, collant…), des types de consommables (formats, compositions…)…

Les garanties de performances viennent ensuite. Elles figent les objectifs à atteindre et ce pourquoi le projet a un sens. C’est le moment d’inscrire dans le cahier des charges le niveau de performance à atteindre sur la base du besoin qui a été défini. Par exemple : fabriquer ce type de nouveaux produits, atteindre cette cadence de fabrication, emballer de cette manière, doser ou encore solutionner cette situation…Avec une  notion de rendement et d’efficacité ( que j’abordé juste ensuite).

 

Cette étape de consolidation de données et de rédaction est une étape presque toujours démarrée dans un projet.

La difficulté est d’achever ce cahier des charges de manière complète et lisible.

Et pourtant, le fait de respecter cette méthodologie en définissant avec précision le besoin et les attentes puis seulement ensuite d’explorer sur le marchés les solutions envisageables est une première clé de réussite.

Elle permet de devancer les questions légitimes des équipementiers : dimensionnement, cadence, gamme produits… mais elle offre surtout la possibilité de se forger des opinions et de définir des points clés non négociables. Et cette approche change tout et donne accès à cette idée principale qui est d’imposer le projet aux solutions du marché et non le contraire.

 

Voici deux clés qui permettent d’établir un solide cahier des charges  d’avant projet  :

  • Une définition factuelle du « quoi » à produire,
  • Un établissement de critères de réceptions mesurables et atteignables.

 

 

1-Une définition claire et détaillée du besoin

 

En pratique, faites un focus sur les produits prévus à être fabriqués et définissez-les de la manière la plus précise possible :

  • taille et dimensions,
  • poids,
  • hauteur, mais pas seulement,

des photos apportent une précision indiscutable à la définition de ces critères produits. L’objectif est d’être exhaustif en termes de critères, aucun paramètre qui caractérise le produit ne doit être oublié (viscosité, rhéologie, réactivité, stabilité, évolutivité de ces critères dans le temps…)

S’il s’agit de projets de conditionnement, définissez exactement les dimensions et les critères des produits emballés. N’oubliez pas les contraintes d’étiquetage, de la visibilité ou non du produit au travers de l’emballage par le consommateur et l’intégration avec les emballages primaires, secondaires voir tertiaires.

 

Par exemple, dans le cas d’un projet de renouvellement d’un four de cuisson en panification : au-delà des critères de dimensions des produits avant et après cuisson, pensez à définir le visuel du produit cuit (couleur), l’aspect de la mie et de définir un test de vieillissement du produit afin de comparer le produit après  projet à celui de la situation actuelle.

 

Dans le cas d’investissements d’équipements dans un but capacitaire, focalisez vous sur la manière d’estimer la cadence de fabrication. Ne définissez pas des plages de mesures trop courtes ou trop longues mais tenter de définir des temps d’essais proches de  8 heures qui est un bon compromis entre longueur de runs de fabrication et capacité à suivre l’essai de bout en bout. Une fois les modalités de chronométrage fixées, focalisez vous alors sur le comptage. En effet, seuls les « bons » produits seront considérés, ce qui impose d’avoir aussi défini la conformité de vos produits. Ce sujet est abordé ensuite dans cet article. 

 

Voici  un exemple : dans le cas d’un équipement soumis à garantie de performance de cadences, pensez à établir les tests dans les situations les plus défavorables : suite à un changement de format ou après une étape de nettoyage. Partant du principe du « Qui peut le plus, peut le moins », vous vous dédouanerez des problématiques de respects de cadences suite à ces phases critiques de redémarrage.

 

2- Des critères de réceptions judicieux

 

Ensuite, et seulement si et seulement si cette première étape de définition du besoin est terminée, il est capital de définir les critères qui permettront de statuer de la réussite ou de l’échec du projet.

 

Conseil à suivre : définissez des critères de réceptions mesurables et atteignables.

 

Voici une clé de succès à l’établissement de bons critères de réceptions. Restez factuels et précis dans vos objectifs. En gardant en tête d’éviter tout objectif qu’il ne sera pas possible de quantifier. Supprimez l’idée de demander la lune, remplacez définitivement l’objectif du « il faut que ça marche » par des objectifs qui seront acceptables, mesurables et estimables lors de protocoles de réceptions. Définissez des durées de réception réalistes au travers desquelles les données pourront être recueillies.

Privilégiez des protocoles de réceptions simples, efficaces et pragmatiques.

 

3- Conformité / Non conformité : pas de débat

 

Voici une autre clé de succès au sujet de ces critères de réceptions. Soyez précis sur votre définition de rejet d’un produit ou d’une situation non conforme. Afin de rendre l’étape de délibération factuelle et indiscutable, il est indispensable d’avoir écartés au préalable les débats autour de ce qui est un bon/acceptable et mauvais/inacceptable.

 

Conseil à suivre : définissez sans équivoque  ce qui est  « conforme » et ce qui est « non conforme ».

 

Par exemple, s’il s’agit d’un projet lié à la fabrication d’un produit, utilisez une banque de photos pour faciliter le jugement de conformité. Et établissez un tableau clair et synthétique des critères de rejets.

Et pour conclure, il est important de définir ce qui est entendu comme une situation normale dans l’environnement du futur projet, celle qui est attendue le jour des tests de réception. Cela passe par la définition de l’ambiance de production (température, hygrométrie…) mais aussi de l’environnement humain (nombre d’opérateurs attendus autour de la machine en situation « normale » et avec quel niveau de qualification), de l’environnement technique (niveau d’impact des équipements en amont et en aval de la nouvelle machine), le choix des matières premières, des emballages…tous ces critères peuvent être sources de débats si les objectifs évalués ne sont pas atteints. D’où l’impératif de les définir au préalable.

 

4-Diffusion et partage des informations

 

Voici une dernière clé du succès de cette démarche d’avant projet, il s’agit de la transmission auprès des fournisseurs du projet de l’ensemble des données et des objectifs de performances.

Car c’est par le biais de critères de réceptions définis de manières partagée et concertée que la démarche sera collective et couronnée de succès. L’implication est alors partagée et construite sur des garanties de résultats convenus par chacun.

 

Chacun connait les objectifs à atteindre et la manière dont ils seront estimés.

 

5- Mais encore….

 

Il reste encore de nombreux sujets à aborder afin de sécuriser en totalité un projet d’investissement d’équipements neufs dans le secteur de la BVP. Mais les sujets majeurs ont été abordés et ceux qui suivent ne viennent qu’en complément.

 

Le juste dimensionnement, l’évolutivité et les options 

Pensez à définir votre besoin pour le court terme et aussi avec une certaine idée d’évolutivité pour le futur. Même si l’exercice est souvent difficile,  votre projet doit tenir compte d’éventuelles adaptations ou capacités additionnelles. 

Un conseil : tachez de rendre votre investissement « modulable ». Sa fonctionnalité ne répondra qu’à votre besoin à court terme mais la machine vous apportera la garantie d’être évolutive grâce à la possibilité d’ajout d’options futures. Et ce n’est que l’avenir qui vous dira si ces options méritent d’être ajoutées ou non.

Un second conseil : associez cette réflexion d’options supplémentaires à une démarche d’évolution d’implantations dans le local.  Afin de rendre l’ajout de ces options possible demain sans conflit avec telle cloison ou telle machine à proximité.

 

Le degré d’automatisation et le volet formation

Sachez estimer quel degré d’automatisation vous attendez et surtout quel degré d’automatisation sera apporté par les solutions qui vont s’offrir à vous.  L’impact sur la montée en compétences des collaborateurs et le besoin en formation peut se révéler stratégique.

 

Les accès 

Cela parait secondaire et pourtant si les accès au lieu de projet ne permettent pas d’acheminer les équipements alors le projet est voué à l’échec ou à de sérieux compromis.

 

La phase de travaux 

Sachez évaluer au plus vite l’impact du projet en termes de cohabitation entre travaux et exploitation. A nouveau, ce point peut paraitre secondaire et pourtant il peut sérieusement compromettre l’avancée de votre projet si par exemple le temps d’arrêt possible de vos fabrications n’est pas cohérent avec le temps nécessaire au chantier

 

Les interfaces avec le bâtiment 

Validez en amont l’absence d’interfaces avec le bâtiment existant : poteau, plafond, cloison…sont des éléments qui parfois forcent à réviser un projet s’ils ne sont pas intégrés au plus tôt.

 

La disponibilité des énergies nécessaires 

Votre nouvel équipement aura besoin d’utilités, au minimum l’électricité et peut être de l’air comprimé, du gaz ou de la vapeur. Une validation préalable de la bonne disponibilité de ces énergies est à faire. Auquel cas, de nouvelles sources de production (poste transformateur électrique/TGBT, chaudière, compresseur…) sont à prévoir. Mesurez l’impact financier  sur le budget global  au plus tôt dans le projet pour éviter toute surprise une fois lancé.

 

La règlementation, l’Administration, les Subventions

Il est indispensable de bien valider l’autorisation de votre projet du point de vue de la loi, des règlementations en vigueur et de tout autre sujet d’ordre administratif. Notre pays est, on le sait, formidable pour créer toujours d’avantage de réglementations, aussi il est important de réaliser ce travail en amont du projet. Mais en contre partie, il existe aujourd’hui un nombre important de pistes d’aides financières au travers de subventions locales, régionales et même Européennes alors faites aussi l’exercice d’une potentielle éligibilité à ces subventions.

 

Implication partagée des équipes

Pour conclure, ne négligez pas le rôle du facteur humain sur tout type de  processus de gestion de projet.  La mise en place d’une démarche collective et collaborative apporte des avantages pour l’investissement : la prise en compte des besoins  « du terrain » venant des futurs utilisateurs, l’implication, la participation  et donc la responsabilisation des équipes dans l’investissement. Si la démarche est réussie, alors le projet en ressort doublement renforcé : il s’enrichi techniquement et permet d’éviter tout phénomène de désaffection voir de rejet de l’investissement par les futurs utilisateurs. Voici donc encore une autre clé de réussite de votre projet.

 

PARTIE 2

LES INGREDIENTS

 

1- Le brief technique

 

Avant tout démarrage de développement de formule, vous devez définir une « charte » ingrédients pour garantir que votre produit « respecte les règles du jeu ».

 

Ce brief est une véritable feuille de route pour la formulation de vos produits

 

Selon la cible consommateurs, il faut définir ces fameuses règles du jeu!

 

 

1- Cas des produits conventionnels : 

 

Vous n’avez pas de contraintes ingrédients particulières, si ce n’est de répondre à la demande du marché en terme de profil organoleptique.

Actuellement, on note tout de même un réel enjeu de formulation « Clean Label », qui n’est pas défini par une réglementation.

Le concept « Clean Label » regroupe les tendances de consommations et les orientations des consommateurs vers plus d’authenticité, d’éthique, de transparence,…Chaque marque, chaque industriel, doit d’interroger sur les évolutions des attentes de ses clients et trouver le bon compromis … car trouver l’équilibre de tous ces critères est un réel défi d’innovation.

Un conseil :  définissez une politique interne concernant les ingrédients à favoriser et définissez une liste noire des ingrédients que l’entreprise se refuse d’utiliser, pour des raisons d’éthique, de conviction…

 

2- Cas des produits BIO : 

 

Là s’ajoute la Réglementation Agriculture Biologique, la formulation doit ici garantir la conformité, et des solutions peuvent être trouvées grâce à la liste des produits autorisés (additifs et auxiliaires technologiques) détaillés dans les annexes.

 

3- Cas d’un brief client spécifique :

 

Selon vos circuits de distribution, ou les pays dans lesquels vous exportez, de nouvelles contraintes, réglementaires ou contractuelles, peuvent être intégrées dans le brief de départ.

 

4- Cas d’un brief avec allégations nutritionnelles et/ou un objectif  de Nutriscore :

 

Intégrer dès le départ l’objectif de telle ou telle allégation nutritionnelle permet de ne pas « dériver » au cours du projet et savoir à quel référent se comparer dans le cas d’une allégation du type « à teneur réduite en sucre » pour une brioche par exemple.

 

 

5- Cas du Sans gluten :

 

Il s’agit là d’une réglementation stricte qui permet de garantir que le produit contient moins de 20 ppm de gluten. Une attention particulière doit être portée à la sélection des ingrédients entrants, bien évidemment en parallèle des questions de maitrise de ce risque  en termes de contaminations croisées sur les lignes de production.

Un conseil : le sujet des « allergènes » doit être posé en amont selon la politique qualité de l’entreprise car la mise en place d’un nouveau projet peut avoir un impact sur les allergènes en contamination croisée et donc les étiquetages…

Remarque : il est important de considérer la charte pour toutes les matières premières, à savoir aussi que les agents de démoulages doivent être étudiés dans l’avant projet.

 
Un projet réussi doit démarrer par ce brief « ingrédients »
c’est l’étape préalable indispensable.

 

Une fois cette étape achevée, alors il est possible de s’ouvrir aux différentes solutions d’ingrédients avec une garantie de succès en termes de formulations!

Il est alors temps de démarrer vos réflexions de recettes autour des ingrédients du secteur de la BVP : les farines (sur cylindre, sur meule, étuvées ou non…),  les levains et les levures, les améliorants, additifs et tous les autres ingrédients fonctionnels ou auxiliaires technologiques et de conservation,  les fruits et graines  ainsi que l’ensemble des autres ingrédients qui identifieront votre produit.

 
Une clé du succès est l’interface formulation/machine.

 

Afin de garantir l’industrialisation d’un nouveau produit, deux pistes sont envisageables. Soit la création de ce nouveau produit s’associe à un nouveau process, dans ce cas le process doit s’adapter au produit. Soit le nouveau produit est à fabriquer sur un outil existant et dans ce cas la clé de réussite passe par le fait d’intégrer l’industrialisation du produit à la génése des travaux de formulations. Car une industrialisation réussie ne passe pas seulement par le fait de « savoir » fabriquer le nouveau produit. Il s’agit de le faire dans des cadences, conditions de travail et coût de revient maîtrisés et identiques à ceux prévus

 

Conseil à suivre  :  intégrez au plus tôt dans la démarche de formulation l’adaptation des process et des méthodologies de travail déjà existantes car l’interface formulation/équipement est une clé de réussite.

 

 

POUR CONCLURE…

 
Cet article avait pour vocation de présenter d’une manière simple et factuelle une liste de clés de réussites d’un avant projet industriel dans le secteur de la BVP.
 
Grâce à deux angles de vues volontairement différents : le domaine des ingrédients et le sujet des équipements, Caroline MASSON et moi même avons tâché de vous faire partager ce qui fait notre quotidien.
 
En effet, même si ces démarches d’avant projet peuvent paraitre pleines de bons sens logiques, s’applique à chaque fois un processus très méthodique qui nécessite connaissance approfondie du terrain, expérience et compétences techniques.
 
Nos missions représentent un coût et du temps qui peuvent paraitre un frein dans un premier temps de votre projet, mais ce n’est que partie remise. Car pour conclure, si votre projet s’assoit sur des bases construites avec ces expertises, vous avez entre les mains une garantie de succès de votre projet : la maitrise de votre budget, la lisibilité de son planning de réalisation et un gage d’évolutivité et d’adaptation pour demain.
 

Cet article a été écrit par Ronan Le Bourhis, fondateur d’Hopi consulting, l’ingénierie dédiée à la Boulangerie, Viennoiserie,
Pâtisserie. Découvrez d’avantage d’articles sur le blog Hopi consulting dédié la BVP.

 

 

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